Человеку начала третьего тысячелетия приходится нелегко. Ускорившийся ритм жизни предъявляет к нам новые требования. За один день современный человек сталкивается с таким количеством дел и обрабатывает такое количество информации, какие не снились даже людям прошлого века. Не удивительно, что постоянным спутником двадцать первого столетия стал "синдром хронической усталости". Всем нам хронически не хватает времени. В сутках всего двадцать четыре часа, из которых не менее 8, как утверждают медики, должно приходиться на сон. Прибавим к этому время, проводимое в пути на работу и с работы, а также трехразовый прием пищи. Остается не так много. Можно ли использовать оставшиеся часы по максимуму - эффективно, рационально и успешно? Безусловно, да.

Первое, с чего следует начать, - завести ежедневник. Утром перед началом работы или вечером по ее окончании записывайте в ежедневник все вопросы, которые необходимо решить в течение предстоящего рабочего дня. Составьте примерный расчет рабочего времени, выделив резерв (примерно 40% рабочего времени) для непредвиденных вопросов, которые почти всегда возникают на работе. Распределите список дел по категории важности: важные, требующие принятия срочных решений; важные, но не требующие принятия срочных решений; менее важные текущие дела; другие, наименее значительные дела. Те из дел, которые остались несделанными, перенесите на следующий день, поставив их под первыми номерами.

Организуйте пространство вокруг себя

Даже прекрасно распланированные дела могут осесть на вас тяжким грузом только потому, что вы тратите слишком много времени на поиски нужных документов, телефонов деловых партнеров, дискет с важной информацией и пр. Решить эти проблемы просто: складывайте документы в папки, а визитные карточки - в визитницу; номера телефонов записывайте сразу в блокнот, а не на бумажку. Заканчивая рабочий день, приводите свой рабочий стол в порядок.

Оперативно работайте с входящей корреспонденцией

Будь то электронная почта или обыкновенная, просматривайте и обрабатывайте ее сразу. Все вызывающие сомнения в своей полезности документы лучше удалять. Так вы избежите захламления своего электронного почтового ящика и рабочего стола.

Эффективно пользуйтесь телефоном

Чтобы телефонные звонки не отнимали значительную часть и без того быстро пролетающего рабочего дня, упорядочите их.
Если вы не застали абонента или он оказался занят, оставьте для него сообщение через секретаря или на автоответчик, указав, кто звонил и в какое время вам лучше перезвонить.
Не звоните важным для вас абонентам в телефонный "час-пик" ( с 9 до 12 и с 17 до 19). Перед звонком обдумайте предстоящий разговор и подготовьте все документы, которые могут понадобиться в разговоре.

Избегайте чрезмерных "лирических отступлений"

Установлено, что большая часть нашего времени тратится на разговоры со знакомыми и коллегами, с которыми мы сталкиваемся в коридоре, на улице или в столовой. От контактов отказываться, безусловно, не стоит, но соблюдайте меру.

Научитесь говорить "нет"
Неумение отказывать - одна из причин постоянной нехватки времени, за которыми следует хронический стресс и проблемы со здоровьем.
Научитесь вежливо, но твердо отказываться от выполнения чужих обязанностей. Не бойтесь подорвать этим командный дух в коллективе или вызвать гнев начальника. Настоящим уважением и авторитетом пользуются именно те, кто уважает себя и свое рабочее время.

Не откладывайте на завтра то, что можете сделать сегодня

Это касается трудных, больших по объему и скучных заданий. Часто мы пасуем перед трудными делами, откладывая их выполнение "на потом". Возьмите за правило браться за такие дела сразу. Помните: чем раньше вы начнете, тем раньше закончите. Действуя подобным образом, вы избежите накопления "хвостов".

Делите сложное задание на части

Одной из причин того, что мы не успеваем сделать что-либо в срок, является то, что мы не видим начала и конца выполняемого задания. Оно кажется нам бесконечным. Разбивайте такие задания на максимальное количество частей, чтобы каждая из них выполнялась за короткое время. Это позволит вам быстрее добраться до цели шаг за шагом.

Заботьтесь о собственном здоровье

Невозможно эффективно и оперативно работать, если вы утомлены или подавлены. Работа в болезненном состоянии тормозится минимум в два раза, к тому же, еще больше ухудшает ваше состояние.
Позаботьтесь о себе. Высыпайтесь. По возможности регулярно занимайтесь спортом - дома или в спортивном зале. Тренировки после работы способствуют лучшему расслаблению и сну. Устраивайте себе краткосрочный отпуск несколько раз в год, присоединив дни отпуска к праздничным дням.

Используя универсальные принципы управления временем, вы можете сами разработать систему организации своего времени с учетом вашего характера, особенностей рода деятельности, места жительства и других факторов. Важно помнить при этом, что, с одной стороны, вам потребуется упорство и самодисциплина, а с другой стороны - гибкость. В некоторых ситуациях, когда необходимо быстро принимать решения по первоочередным вопросам, не стоит бояться отходить от заранее намеченного плана.

Научившись управлять собственным временем, Вы ощутите, как Ваша жизнь изменилась к лучшему во всех областях!